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Translated Articles - Artículos traducidos

Cómo organizar con éxito una conferencia web o webinario

©2007 Corbin Ball Associates


 Article in English; Successful Web Conferencing and Webinars Tips

Las conferences web y los webinarios (seminarios virtuales) constituyen una forma económica de intercambiar información para personas que se encuentran en lugares distintos, sin las molestias y los gastos que ocasionan los viajes.

 

Lo cierto es que estas herramientas no reemplazarán a las reuniones presenciales, ya que el entorno virtual no sirve para establecer relaciones, ni para realizar sesiones de “brainstorming” (una reunión o dinámica de grupo que emplea un moderador y un procedimiento para favorecer la generación de ideas) ni para hacer networking, pero se deben tener en cuenta como alternativa viable a algunas reuniones, sobre todo cuando el principal objetivo es el intercambio de información.

 

No obstante, estas tecnologías plantean algunos retos. En el presente artículo abordaré tres características que comparten todos los webinarios  y dos advertencias que no se deben pasar por alto cuando se organiza y se celebra un webinario.

 

La definición de “webinario”

Los webinarios, o más genéricamente, la celebración de conferencias web o virtuales, permiten a un conferenciante o a un grupo hacer presentaciones en tiempo real vía Internet. El conferenciante y cada uno de los participantes se conectan entre sí por ordenador a través de una aplicación suministrada por una empresa especializada en conferencias virtuales. Por regla general se cobra por el uso de la aplicación (sea una cuota por usuario o por tiempo de conexión).

 

Aspectos comunes:

Los webinarios suelen compartir las siguientes características:

·        El conferenciante puede utilizar las diapositivas de PowerPoint y las de otras aplicaciones informáticas.

·       Se pueden realizar encuestas en tiempo real y exponer gráficamente los resultados para que todos los participantes los vean.

·       Los participantes pueden hacer preguntas a través de mensajes de texto en el caso de los grupos grandes y, si el grupo es reducido, por teléfono.

·        La señal de audio se suele transmitir por línea telefónica.

·        Muchos sistemas tienen la capacidad para grabar y reproducir las presentaciones.

 

Las principales diferencias entre el webinario y su primo hermano el webcast son la interactividad y el tamaño del público. En el caso del último, hay una interactividad escasa o nula y entre el público puede haber miles de personas. Los webinarios se adaptan mejor a los grupos reducidos (de dos a varios cientos de personas) y permiten un mayor grado de interactividad, ya que los participantes pueden formular preguntas, hacer comentarios y responder a encuestas.

 

Un webinario es, en muchos sentidos, como un taller interactivo, mientras que el webcast se parece más a la presentación de un conferenciante para una gran audiencia.

 

Algunos proveedores:

Algunos de los proveedores principales son WebEx (www.webex.com), Microsoft Live Meetings (http://office.microsoft.com/livemeeting/) y Vyew.com (www.vyew.com), siendo este último un servicio gratuito y relativamente nuevo.

 

Las reglas que se deben respetar para organizar webinarios exitosos

 

Tres buenas prácticas

 

He aquí tres recomendaciones para garantizar el éxito de un webinario:

 

1.) Respeta religiosamente el programa:

  • Procura estar online 15 minutos antes del comienzo de la sesión. Tú o el moderador podéis dar la bienvenida a aquellas personas que llegan antes de tiempo e indicarles cuándo empezará la sesión.
  • Empieza el seminario puntualmente, respeta el programa anunciado y termina puntualmente.
  • Además, tu presentación ha de ser breve – normalmente más corta que una presentación presencial. Hay mucha competencia en el entorno virtual, con las distracciones comunes del lugar de trabajo. La presentación debe ser concisa, pertinente, entusiasta y breve. Las respuestas a las preguntas deben ser concisas. Por regla general, no se puede mantener la atención del público por más de 30 o 40 minutos en este entorno.

 

2.) Sé entusiasta y saca provecho de la interactividad

El conferenciante se verá obligado a desenvolverse en un entorno en el que el público no podrá ver sus gestos u otras indicaciones no verbales. Debe por lo tanto hacer un continuo esfuerzo para mantener la atención del público. El entorno online se presta mejor a las acciones rápidas. Si la presentación se alarga, puede que el público empiece a dedicarse a otro menesteres, como echar un vistazo a su correo electrónico, al Mensajero Instantáneo o a otros sitios Web, entre otras cosas.

 

Por lo tanto es imprescindible utilizar las herramientas de serie del sistema para estimular la interactividad del público, tales como las encuestas y sesiones de preguntas y respuestas, ya que constituyen una buena manera de hacer partícipes al público. 

 

3.) Utiliza un moderador, sobre todo para los webinarios con más de 25 participantes.

El moderador tiene acceso al panel de control del conferenciante y puede visualizar y responder a las preguntas y comentarios del público.

 

  • El moderador puede dar la bienvenida a los participantes que se conectan antes de tiempo, así como presentar al conferenciante. Lo que es más importante, puede dirigir la sesión de preguntas y respuestas. Los participantes suelen enviar sus preguntas en forma de mensajes de texto a lo largo de la presentación. El moderador puede revisarlas, contestar las que son de fácil respuesta y reenviar las preguntas claves al conferenciante.

 

Cuanto más grande sea el grupo, más necesario será la presencia de un moderador, ya que permitirá al conferenciante concentrarse en la presentación en sí, sin tener que leer y clasificar al mismo tiempo un gran número de preguntas. El uso de un moderador garantizará a los participantes un servicio y resultados mejores, además de crear un ambiente más profesional.

 

Advertencias:

 

También hay varios escollos que se deben tener en cuenta a la hora de celebrar un webinario:

 

Advertencia nº 1: Asegúrate de que tus diapositivas de PowerPoint estén bien hechas.

  • Las diapositivas de PowerPoint suelen cambiar de aspecto cuando se utilizan online: Las dimensiones y la calidad de la imagen suelen experimentar cierta compresión. Además, las transiciones se pierden. El tamaño de la ventana y del texto suele ser más pequeño que en la pantalla completa con la que funciona PowerPoint (por regla general, el 60% del tamaño en la pantalla completa).
  • Por lo tanto debes utilizar un tamaño de fuente grande (20 puntos como mínimo), así como una fuente san serif, como Arial, ya que se ve con más claridad que una serifa.
  • Tampoco debes utilizar demasiado texto; ¡no se trata de un informe! Lo único que conseguirás con un montón de texto es diluir el mensaje. Intenta transmitirlo con imágenes y gráficos, pero asegúrate de que éstos se puedan ver claramente en un formato reducido con una resolución más baja.
  • Utiliza también una diapositiva de bienvenida con un reloj de cuenta atrás para los que se conectan antes de tiempo.

 

Advertencia nº 2: ¡Compruébalo todo!

Recuerda que Murphy era un optimista. Es muy recomendable realizar pruebas. Familiarízate con el producto que vas a utilizar y sus funciones. ¿Cómo se cambian las diapositivas? ¿Cómo se verán en pantalla? ¿Cuál es el intervalo (o sea, el tiempo que transcurre desde que cambias la dispositiva hasta que la ven los participantes)?

 

Asimismo procura utilizar un teléfono con auriculares para tener las manos libres y prueba la calidad de sonido del micrófono.

 

Además ocúpate de los demás preparativos: Cuelga un cartel en la puerta para evitar interrupciones, apaga tu teléfono móvil y cualquier otro dispositivo que emita sonidos y ten una botella de agua a mano. 

 

En resumen, los webinarios y las conferencias Web constituyen una alternativa viable y conveniente a algunas reuniones presenciales. Las recomendaciones arriba descritas te ayudarán a sacar mayor provecho de este medio y te proporcionarán una herramienta adicional para la gestión de eventos.


Corbin Ball, CMP, CSP, es conferenciante y consultor especializado en tecnología para reuniones. Con 20 años de experiencia como organizador de reuniones de tecnología en todo el mundo, actualmente se dedica a ayudar a empresas internacionales a utilizar la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para contactar con él, visite su sitio Web: www.corbinball.com

Traducción al español cortesía de Thomas MacFarlane de Event Planner Spain (www.eventplannerspain.com), Ideas y Recursos para Eventos y Reuniones en Andalucía.


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